記者會流程如何規劃？6步驟完整指南

企業在推廣品牌、產品發佈或重大公告時，舉辦記者會是最能夠有效傳遞信息，還能吸引媒體關注，提升品牌形象的一種不可或缺的公關活動。然而記者會的規劃過程繁瑣，從確定主題、流程規劃到現場管理，每一個細節都關乎活動的成敗，無時無刻都考驗著籌備者的腦細胞。本文將帶您逐步解析記者會的流程與規劃要點，讓您的記者會活動能夠順利進行並發揮最大效益。

Table of Contents

什麼是「記者會」？記者會的功用

記者會是一種公開的新聞發佈活動，通常由企業、政府機構或非營利組織主動舉行，目的是向媒體傳達重要資訊。無論是新產品發表、品牌形象塑造、重大合作宣布，甚至是危機公關處理，記者會都能幫助組織主動掌握話語權，提高公眾對特定議題的關注度。

以企業品牌為例，舉辦記者會的主要目的包括：

傳遞關鍵資訊：讓媒體準確理解品牌想要表達的重點。
提升品牌聲量：透過媒體曝光，提高品牌知名度與公信力。
塑造企業形象：讓外界對品牌有更清晰的認知。
引導市場關注：創造話題，提高消費者的興趣與參與度。

記者會流程規劃的6個步驟

那麼記者會應該如何籌備呢？從前期策劃到當日執行，記者會的每一個規劃階段都環環相扣，以下是記者會規劃的6大流程：

記者會流程1. 確認記者會主題

明確記者會的主題與核心訊息。例如：產品發表會應聚焦於產品特點與市場定位，而企業形象記者會則應強調品牌理念與價值。

想要明確記者會主題，可以提出三個問題來幫助主題確立：

這場記者會最重要的目標是什麼？
希望媒體帶回與傳播的關鍵訊息是什麼？
這場記者會的獨特亮點在哪裡？

記者會流程2. 評估場地與時程安排

選擇合適的場地與日期，能夠確保媒體與來賓能夠順利出席。選擇適合的記者會地點時，需考量活動內容所需的各種條件，可以用以下三個問題判斷場地的合適性：

是否交通便利，媒體與來賓能夠輕鬆抵達？
是否具備良好的燈光、音響與拍攝條件？還是需要另外租賃設備？
是否有足夠空間妥善安排來賓座位與動線？

同時，時間安排也需謹慎規劃，避免與大型活動撞期，讓媒體有足夠的時間參與。

記者會流程3. 動線安排與視覺呈現

記者會現場的視覺呈現與動線設計，會影響媒體的報導品質與來賓的體驗。需考量的重點包括：

媒體拍攝角度：是否有適合的背景、燈光、攝影機位置？
簽到區、舞台區、展示區動線或點心招待區：動線是否流暢、標示清晰，不會讓來賓混亂？
品牌視覺呈現：舞台背板或活動場景設計是否符合企業形象，讓人一眼就能感受到品牌精神？

記者會流程4. 確認邀請媒體、準備新聞稿與發言內容

根據品牌目標受眾，邀請適合的媒體類型，如財經、科技、生活類媒體等，使媒體新聞能夠精準傳遞給目標受眾。新聞稿不只是給媒體參考的資訊，更是活動結束後媒體報導的依據，「新聞稿的內容和正確性」與「媒體將如何傳遞訊息給品牌受眾」兩者高度相關。因此，內容需簡明扼要，強調記者會的核心資訊，並需與品牌現場發言人的重點方向一致。此外，發言人的演講稿也需要用心準備與彩排，讓現場演說時能夠語調自然、內容流暢，並在媒體提問環節從容應對。

記者會流程5. 記者會現場流程規劃與執行

當天的流程需安排妥當，讓活動進行更順暢。

記者會流程通常有三個關鍵的段落：

主持人開場：用簡短但有力的方式引起關注。
核心內容發表：發言人簡潔且具說服力地傳遞重點訊息。
媒體提問時間：預留足夠時間，並控制提問範圍與節奏。

控場人員需時刻掌握時間，避免流程過長或冷場，保持記者會節奏緊湊但不倉促。

記者會流程6. 會後媒體跟進與公關操作擴散

記者會結束不代表工作完成，應儘速整理當日活動內容，快速釋出官方資訊，主動聯繫媒體提供更多相關資訊以獲取更多採訪機會，並確保記者有足夠的素材可用，進一步擴大新聞影響力。另可以透過官方社群和網紅合作擴散進行二次傳播，吸引更多關注。

規劃記者會流程的3大重點

記者會成功的關鍵在於是能否讓信息有效傳遞、活動節奏流暢，並且在媒體來賓心中留下深刻印象。

記者會現場的時間控管

掌握時間節奏對記者會來說非常重要，記者會活動每個環節應有明確的時間安排，確保活動順暢不拖延。特別是在問答與媒體拍攝環節，需事先規劃好時間限制，避免活動超時影響來賓行程。此外，發言人或主持人需具備調節活動節奏的能力，根據現場氣氛及觀察賓客關注度適時調整資訊發布的節奏，讓重點訊息能夠在最佳時機成功傳遞。

記者會現場的視覺與氛圍營造

記者會現場的視覺呈現與氛圍塑造會直接影響媒體報導的品質以及媒體來賓對品牌的印象。因此，場地佈置應符合品牌形象，以提升活動的專業度。整體氛圍營造的準備細節可以包含以下各項：

拍攝背景：設計符合品牌形象的背景板，確保媒體拍攝時有良好的視覺效果。
互動道具或手拿板：社群時代每個媒體人的個人社群都是一個很好的傳播管道，增加互動小道具或手拿板可以促進媒體主動拍照分享，也可以幫助活絡活動現場氛圍。
燈光：留意燈光配置及色溫是否符合主題，是否足夠幫助媒體拍攝。
善用品牌識別元素：適當運用企業LOGO、企業主題色調與視覺標語，讓品牌形象深植人心。
場景營造：根據記者會主題與品牌形象搭配能營造環境氛圍的現場整體佈置陳列。場景佈置對一場記者會的重要性在於，其對於提升媒體與來賓的參與感、創造活動亮點以增加曝光機會、打造記憶點以提升品牌識別度等事項具有相當好的成效。未來的商業活動趨勢將更加注重「體驗導向」，而不僅是視覺上的美感。品牌應透過佈置材質、色彩運用及整體空間規劃等方式，讓活動場景成為敘述品牌故事的一部分，可以使用品牌歷史牆、沈浸式體驗、產品試用區、多感官設計來讓賓客全面的感受品牌價值。

記者會的危機應變準備

任何活動都可能發生突發狀況，因此需事先擬定應對方案。例如，預先測試音響系統，以確保現場聲音品質及媒體錄影時收音清晰，提前設想備用設備方案，以防現場設備出現問題。以及若問答時間媒體提問涉及敏感話題，發言人如何應對？完善的應變計劃能確保活動順利進行。另外若為戶外記者會，需考量天氣因素準備場地的雨備方案及考量大風或氣溫對來賓的影響。

記者會活動的成功案例

活動企劃案例：萬金杜鵑開幕記者會

2024年的萬金杜鵑花展於瑪鋉運動公園與萬里觀光公園展開，展出超過300個杜鵑花品種，綻放於新北萬里、金山。璐露野團隊緊扣「花開落籽」的主題，打造以溫室概念設計的活動場地，以鷹架做支撐融合竹製品佈置，並利用半透明波浪板讓日光緩緩灑入，讓人彷彿置身自然的懷抱，營造出悠然的氛圍。本場記者會我們精心規劃涵蓋場地規劃、活動流程、舞台設計、主持人及表演安排等，從開幕致詞、媒體聯訪到設計師與花農交流午宴等，將活動安排得秩序井然的同時也帶來豐富的視覺與感官享受。